Jefe de Personal vs Asistente Ejecutivo: ¿tienes clara la diferencia?

Author: Dominic Monkhouse

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Eres el CEO de una empresa en rápido crecimiento. Has construido un equipo de liderazgo de alto rendimiento con energía, ideas y visión. Pero estás encontrando difícil pedirles cuentas. Eso no es inusual. Muchos de nuestros clientes son geniales estrategas, peroejecución y atención al detalle no son sus puntos fuertes.

En muchas empresas más pequeñas, los ejecutivos a menudo carecen del apoyo adecuado para ellos o sus equipos. ¿Te preguntas cómo cerrar la brecha en la gestión de proyectos? Es posible que estés deliberando entre contratar a un asistente ejecutivo o un jefe de personal. Vamos a diferenciar entre estos roles para brindar claridad.

Qué es un Asistente Ejecutivo para el CEO

Un asistente ejecutivo estará frente a ti todos los días, administrando tu agenda, coordinando citas, tomando mensajes, organizando viajes y respondiendo tu bandeja de entrada. Quizás pienses que esto suena como un asistente personal. Pero existe una diferencia entre asistentes ejecutivos y asistentes personales. Los AP se limitarán principalmente a tareas repetitivas y aceptarán insumos para generar un resultado. Un AE proporcionará soporte administrativo de alto nivel y hará las cosas en las que no eres bueno. Como tales, pueden ayudarle a desempeñar su función de manera más completa. Te darán más alcance.

Cuando tenía un asistente ejecutivo trabajando para mí, a menudo participaba en reuniones consecutivas ocho horas al día. A veces llegaban cosas a mi bandeja de entrada que debían enviarse o tomarse medidas. Mi asistente ejecutivo actuó como una extensión mía: sabía lo que probablemente diría o haría. Este es un paso más alla del asistente personal. Pensaba por sí mismo, utilizaba su iniciativa y, en lugar de esperar a que le dijera qué hacer, encontraba las cosas que agregarían mayor valor.

En Peer 1, nuestro CEO y CFO compartían la misma asistente ejecutiva, Linda. Realmente ayudó con la coordinación. Los diarios estaban sincronizados y Linda pudo mantener a ambas partes informadas sobre las actividades de los demás. Y si Linda tenía capacidad adicional, se la ofreció al resto del. equipo de liderazgoleadership. Ella era excelente resolviendo las prioridades relativas de las cosas. Si era urgente, encontraría un poco de tiempo en el diario correcto y movería las cosas para que tuvieras el tiempo que necesitaba. ¡Linda optimizó bien nuestro tiempo!

¿Qué es un Jefe de Personal?

Un Jefe de Personal actuará como tu mano derecha y socio estratégico. Usará su autoridad para la gestión de proyectos, creará planes estratégicos y supervisará los aspectos operativos como finanzas, recursos humanos y gestión de riesgo.

Fundamentalmente, un jefe de personal puede actuar como tus ojos y oídos en el negocio y la industria. Se centran únicamente en tu éxito.

¿Cuál es la diferencia entre asistentes ejecutivos y jefes de personal?

Si contratas a un Jefe de Personal, estás entregando una parte de tu función. Un Jefe de Personal trabajará junto con los altos ejecutivos, asistirá a reuniones ejecutivas, organizará la información estratégica de proyectos, reunirá documentos y se asegurará de que todos los OKRs and KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento) están encaminados. Es más probable que un puesto de asistente ejecutivo lo respalde desde su escritorio.

Un Jefe de Personal hablará con tu autoridad y actuará como una extensión tuya. De hecho, has duplicado tu capacidad al contratarlo porque hay otro ser humano con tu voz trabajando ocho horas al día en su negocio e industria. Tu Jefe de Personal no es un competidor y la estrategia quedará en tus manos. En cambio, puede actuar como caja de resonancia y se centrará en la ejecución y los resultados, manteniendo a todos los demás en el equipo ejecutivo informado.

¿Qué calificaciones necesita un jefe de personal o asistente ejecutivo?

Se trata de aprovechar tus puntos fuertes como director ejecutivo. Y reconocer dónde tienes lagunas. Usamos una ingeniosa herramienta llamada Working Genius, diseñada por Patrick Lencioni, para ayudarnos a identificarel conjunto único de genios en los equipos de nuestros clientes. Si es un CEO típico, es probable que tus cualidades estén en el lado izquierdo de este gráfico, firmemente en el área estratégica. Estos «Working Genius» son la Invención y el Discernimiento.

Un buen jefe de personal o asistente ejecutivo tendrá los genios de la habilitación y la tenacidad, que están firmemente en el lado derecho del genio del trabajo. Nacerán organizadores y facilitadores, buenos para seguir adelante e impulsar a otros a permanecer concentrados.

Para ser un Jefe de Personal eficaz, también se necesita un conocimiento de alto nivel de la estrategia y de cómo se formula. En algunos de nuestros clientes, esto proviene de un MBA o una calificación similar junto con conocimiento de la industria.

¿Puedes pasar de asistente ejecutivo a jefe de personal?

En una palabra, sí. Un período de servicio como Jefe de Personal puede ser una excelente carrera profesional para un Asistente Ejecutivo. Es una oportunidad para el crecimiento profesional y para que gente talentosa ascienda al nivel ejecutivo. En algunas organizaciones, Jefe de Personal es una carrera profesional para gerentes de nivel medio que tienen las capacidades y el conocimiento de la industria adecuados para ascender a una posición de liderazgo. Pueden ver cómo se elabora la estrategia, cómo se ejecuta y cómo es la vista desde arriba.

Es una excelente manera de desmantelar el pensamiento silo. Exponiéndote al equipo ejecutivo, un Jefe de Personal puede ver cómo las cosas se hacen y qué es lo que motiva a la organización. Al garantizar las revisiones estratégicas trimestrales y reuniones de equipo semanales, el crecimiento profesional de un Jefe de Personal es fundamental para la ejecución exitosa de la estrategia.

¿Qué necesita tu equipo de liderazgo: un asistente ejecutivo senior o un jefe de personal?

Entonces, ¿qué crees que necesitas? Eso depende. ¿Qué tamaño tiene tu negocio? ¿Y a qué complejidad de cambio te enfrentas? Si tu empresa está estancada y, en términos generales, sigue igual que hace 10 años, ¿realmente necesitas apoyo?

La mayoría de las organizaciones a las que asesoramos se encuentran en una trayectoria de rápido crecimiento. Entonces hay muchos cambios y partes que se mueven. A veces necesitan tanto un asistente ejecutivo como un jefe de personal. Alguien que respalde el diario/correo electrónico del CEO y luego alguien que respalde las iniciativas estratégicas, los OKR y el seguimiento.

Es posible que necesites realizar alguna diligencia. Quizás haya más detalles de los que puedas cubrir en una reunión diariao semanal.  Reuniones 1:1 tienen que darse  alrededor de los OKRs, y es necesario ordenar la asignación de recursos. Aquí, un Jefe de Personal vale su peso en oro.

Debido a la geografía de tu negocio, es posible que debas viajar por períodos prolongados. El papel de un director ejecutivo puede implicar hablar con socios y clientes en diferentes zonas horarias. El desarrollo empresarial, la generación de demanda o la fidelización de los clientes pueden consumir tiempo y dejar muy poca capacidad. Así que contrata a un jefe de personal para que se quede en la oficina todo el día, todos los días. Marcarán una gran diferencia en la gestión de cualquier conflicto, ya que garantizarán que tu equipo ejecutivo esté al tanto de las cosas que dijeron que harían durante el trimestre. De esa manera, tu tiempo puede centrarse en donde más se necesita.

Identificar brechas en su equipo ejecutivo

Quizás tu equipo de liderazgo esté más centrado en la ejecución. Si ese es el caso, entonces un Jefe de Personal o un Asistente Ejecutivo no son lo que estás buscando. Porque tu equipo carece de habilidades estratégicas, tu problema es la innovación y permanecer atento a tu mercado. Esto es común en las empresas de tecnología y necesitarás salir y encontrar un director de producto para interactuar deliberadamente con los clientes y buscar problemas que resolver.

Hablamos de los problemas que enfrentan nuestros clientes y los ayudamos a ver las brechas en sus equipos. Una vez identificados, hablamos de cómo vamos a solucionarlos. Para ello resulta útil trabajar a través de un cuadro de mando laboral y criterios de éxito para la descripción del trabajo que se necesita.

Planificación de los puntos de inflexión del crecimiento

Hay algo contextual que agregar aquí, algo que les digo a los directores ejecutivos todo el tiempo. A medida que crecen, las empresas alcanzan puntos de inflexión o trampas de crecimiento donde, sin una planificación adecuada, pueden quedarse atascados. En empresas más pequeñas, ese primer valle de la muerte ronda los 1,5 millones de libras esterlinas. Un empresario individual llega a 12 empleados y alcanza el límite de su alcance de control. Contratan a una persona. Pierden a una persona. Ganan un cliente. Pierden a otro. Así sigue. Es una espiral de efectivo/ejecución.

Entonces empiezan a necesitar apoyo ejecutivo, tal vez en forma de un asistente ejecutivo. Llegan al siguiente punto de inflexión con 30 empleados, cuando la gente deja de poner sus platos en el lavavajillas, y definir la cultura se convierte en algo de vital importancia. Para superar esto, necesitan un Equipo Ejecutivo en pleno funcionamiento. Una vez que lleguen a 100 empleados, ¡bam! Llegaron a la siguiente trampa de crecimiento donde se necesita una nueva capa de gestión debajo del equipo ejecutivo. Un Jefe de Gabinete puede ayudar enormemente en el funcionamiento de este nuevo equipo.

Mi consejo para los clientes, cualquiera que sea el punto en el que se encuentren en su negocio, es que se fijen en las cosas que sólo ellos pueden hacer. Define esas cosas. Y luego resuelve las otras cosas que se pueden delegar. Tal vez sea entonces cuando decidas buscar a un Asistente Ejecutivo o jefe de personal (o incluso un Jefe de Operaciones). Podría ser la mejor decisión que tomes.